Tekst ma charakter wyłącznie informacyjny i nie jest poradą prawną. W sprawach swojej firmy skonsultuj się z prawnikiem.
Jakie dane ma biuro podróży
Przy typowej rezerwacji przez biuro przechodzą imiona i nazwiska uczestników, daty urodzenia, telefony, adresy e-mail, czasem numery dokumentów. To wszystko dane osobowe, więc temat dotyczy każdego biura, także jednoosobowego. W praktyce małej firmy sprowadza się on głównie do porządku: wiedzieć, gdzie te dane są, i nie trzymać ich w większej liczbie miejsc, niż potrzeba.
Biuro i dostawcy narzędzi
W uproszczeniu: o danych swoich klientów decyduje biuro, a narzędzia, z których korzysta, na przykład system CRM czy program do faktur, przetwarzają te dane na jego zlecenie. Standardem rynkowym jest to, że dostawca takiego narzędzia udostępnia umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA). U porządnych dostawców to publiczny dokument akceptowany razem z regulaminem. Nasza jest dostępna tutaj.
Prosty test przy wyborze narzędzia: jeśli na stronie dostawcy nie da się znaleźć umowy powierzenia ani informacji o tym, gdzie trzymane są dane, warto zapytać o to wprost przed wgraniem swojej bazy.
Gdzie w praktyce bywa najsłabiej
W małych firmach ryzyko rzadko wygląda jak atak hakera. Częściej to plik z bazą klientów wysłany do złego adresata, kopie bazy na kilku komputerach albo jedno hasło używane do wszystkiego. Trzy nawyki, które robią największą różnicę:
- Dane w jednym miejscu z logowaniem, zamiast plików krążących po komputerach i skrzynkach. Więcej o tym w poradniku Excel czy CRM.
- Osobne, mocne hasła do poczty i systemu, najlepiej z menedżera haseł, plus weryfikacja dwuetapowa tam, gdzie jest dostępna.
- Minimalizacja: zbieraj tylko te dane, które są potrzebne do obsługi wyjazdu, a informacje szczególnie delikatne, na przykład zdrowotne, przekazuj tam, gdzie są niezbędne, zamiast gromadzić je w notatkach.
Dobre nawyki na co dzień
- Wiem, gdzie są dane moich klientów, i usunąłem zbędne kopie.
- Korzystam z narzędzi, które mają umowę powierzenia i logowanie.
- Mam osobne hasła do poczty i systemu.
- Zbieram tylko dane potrzebne do realizacji wyjazdu.
- Wiem, że klient może zapytać o swoje dane, i umiem je znaleźć.
Tyle wystarczy na start. Szczegółowe obowiązki zależą od tego, jak dokładnie działa Twoje biuro, i to już temat na rozmowę z prawnikiem, a nie na poradnik.