Pięć rzeczy, które AI robi dobrze w biurze podróży
Nie chodzi o chatbota na stronie ani o „rewolucję". Chodzi o pięć czynności, które w każdym biurze zjadają godziny i które da się oddać asystentowi, zostawiając sobie decyzję i kontakt z klientem.
- Odpowiedzi na maile klientów. Klientka pyta, do kiedy dopłata za Grecję i czy można w dwóch ratach. Zamiast pisać kwadrans, wklejasz jej maila (bez danych osobowych) i dostajesz odpowiedź w tonie swojego biura, z pustymi polami tam, gdzie brakuje kwoty albo terminu. Ty tylko uzupełniasz i wysyłasz.
- Oferta z jednego zapytania. „Rodzina dwa plus dwa, sierpień, all inclusive, do dwunastu tysięcy." AI układa z tego propozycję z dwoma wariantami i naturalną dosprzedażą, na przykład ubezpieczeniem od rezygnacji. Ceny i dostępność zostają po Twojej stronie, bo tego AI nie zna i znać nie ma.
- Dobór kierunku, gdy klient wie tylko „ciepło i blisko". Z profilu klienta powstają trzy kierunki z uzasadnieniem i z tym, na co uważać: sezon, długość lotu, upał, odległość od plaży. Do systemu rezerwacyjnego siadasz już z zawężonym wyborem.
- Warunki organizatora bez kartkowania. Darmowe narzędzie NotebookLM czyta tylko te dokumenty, które do niego wgrasz: warunki uczestnictwa, warunki anulacji, OWU ubezpieczenia. Pytasz jak klient, dostajesz odpowiedź ze wskazaniem punktu i strony. Jeśli czegoś w dokumencie nie ma, mówi to wprost, zamiast zgadywać.
- Trudne pisma. Reklamacja po powrocie, zmiana imprezy, pismo do touroperatora. AI pisze spokojnie, trzyma się faktów, pilnuje, co obiecuje agent, a co należy do organizatora, i dopisuje notatkę dla biura, gdy coś jest ryzykowne.
Gotowe, pełne prompty do każdej z tych pięciu rzeczy udostępniamy za darmo na stronie odlotcrm.pl/prompty. Kopiujesz, podmieniasz nazwę biura, wklejasz do Gemini albo ChatGPT.
Trzy rzeczy, których AI nie zrobi
Warto to powiedzieć, bo w branży sporo jest lęku, a jeszcze więcej przesady. AI nie zastąpi zaufania: klient kupuje wyjazd od człowieka, który był w tym hotelu albo zna kogoś, kto był. Nie podejmie decyzji pod presją: odwołany lot, dwudziesta druga, rodzina na lotnisku, dzwonią do Ciebie, nie do aplikacji. I nie ma wyczucia, kiedy klientowi trzeba odradzić kierunek, o który sam prosi. AI zdejmie z Ciebie pisanie. Relacji nie zdejmie.
Zasada numer jeden: żadnych danych klientów w czacie
To jedyna rzecz, którą trzeba wiedzieć przed pierwszym promptem. Do darmowego czatu nie wkleja się imion, nazwisk, telefonów, numerów rezerwacji ani skanów dokumentów. Pracujesz na opisach: „klientka", „rodzina z rezerwacji z lipca", „Grecja, dwie raty". Odpowiedź i tak będzie taka sama, a dane zostają u Ciebie.
Wyjątek to dokumenty firmowe: warunki organizatora, OWU, własne cenniki. Te można wgrać do NotebookLM, bo nie ma w nich danych klientów. Więcej o porządku w danych w poradniku RODO w biurze podróży.
Jak zacząć w jedno popołudnie
- Otwórz Gemini (gemini.google.com) albo ChatGPT. Darmowe konto wystarczy.
- Wejdź na odlotcrm.pl/prompty, skopiuj prompt „Recepcjonista skrzynki" i podmień w nim nazwę biura, podpis i profil klientów.
- Wklej prompt jako pierwszą wiadomość w czacie. Potem wklej trzy prawdziwe maile od klientów z ostatniego tygodnia, oczywiście bez danych osobowych, i zobacz, co wychodzi.
- Popraw dwie rzeczy, które brzmią nie po Twojemu, dopisz je do promptu. Zapisz czat pod nazwą asystenta (w Gemini można zapisać go jako Gem, wtedy prompt siedzi tam na stałe).
- Następnego dnia zrób to samo z ofertami. Piąty prompt zostaw na pierwszą reklamację.
Po tygodniu masz dwóch asystentów, którzy odpisują w Twoim tonie, i realną odpowiedź na pytanie, czy to ma sens w Twoim biurze. Bez kursów, bez wdrożeń.
Czy Odlot ma AI? Nie, i na razie świadomie
Pytanie wraca co kilka dni, więc odpowiadamy uczciwie. Biuro podróży nie potrzebuje na start chatbota. Potrzebuje, żeby dopłaty pilnowały się same, klient dostał SMS przed ratą, a właściciel widział rano, kto zapłacił. To robi Odlot i to dopracowujemy. Sami używamy AI codziennie, prompty ze strony powstały z naszej pracy, a jesienią pokazujemy je na żywo na warsztatach dla biur podróży. Do systemu dołożymy AI wtedy, kiedy będzie rozwiązywać Wasz konkretny problem, nie po to, żeby mieć modny napis na stronie.